Head of Personal Assistant

Rol: Head of Executive / Personal Assistant

Ubicación: Worldwide – 100% remoto

Tipo de Contrato: Full-Time

Sobre el puesto

Social Discovery Group busca un/a Head of Executive / Personal Assistant para brindar soporte integral al fundador y su familia. El rol combina Executive Assistance, gestión personal y administrativa, coordinación de un equipo de cuatro personas, viajes, proveedores, presupuestos, documentación y proyectos operativos.

Responsabilidades

• Gestionar y priorizar el calendario, reuniones, materiales, notas y follow-ups del fundador.
• Coordinar las operaciones del equipo y mejorar procesos internos.
• Organizar viajes de negocios, familiares y de invitados, incluyendo visas, hoteles, vuelos, transfers e itinerarios.
• Coordinar activos personales como yacht, helicopter y vehículos, incluyendo mantenimiento y seguros.
• Gestionar proveedores, contractors y personal de soporte.
• Controlar documentación, renovaciones, submissions y deadlines.
• Gestionar presupuestos, gastos y reporting financiero.
• Coordinar relocations y otras necesidades logísticas.
• Brindar soporte en coordinación de healthcare y asuntos personales/administrativos.
• Crear sistemas, trackers, checklists y reportes para mejorar la organización y seguimiento.

Requisitos

• Inglés y ruso con nivel profesional o superior, ambos obligatorios.
• Experiencia avanzada en Calendar & Meeting Management.
• Sólida experiencia coordinando viajes complejos y multi-stop itineraries.
• Experiencia gestionando proveedores y contractors.
• Experiencia en Budget Tracking, Expense Reporting y control documental.
• Manejo de Excel, Google Sheets, Notion, Task Trackers y herramientas de calendario.
• Capacidad para crear sistemas, trackers, checklists y reportes desde cero.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Experiencia manejando información sensible y confidencial.
• Sólidas habilidades de priorización, planificación operativa y toma de decisiones.

Beneficios

• 28 días calendario de vacaciones al año.
• 7 Wellness Days anuales.
• Bonos de hasta USD 5,000 por referrals exitosos.
• Cobertura del 50% para formación profesional, conferencias internacionales y reuniones.
• Descuento corporativo para clases de inglés.
• Beneficio de salud de hasta USD 1,000 brutos anuales cuando corresponda.
• Equipamiento del espacio de trabajo o reembolso de hasta USD 1,000 brutos cada 3 años según ubicación y condiciones indicadas.
• Sistema interno de reconocimientos y beneficios.